ΜηχανΟργάνωση πολιτικού γραφείου / φορέα
Τι συμβαίνει σήμερα:
Ο τρόπος οργάνωσης της πληροφορίας που αναφέρεται στις επαφές/υποθέσεις, που διαχειρίζεται ένα πολιτικό πρόσωπο / φορέας, συνήθως, συνιστά στην ύπαρξη πολλών και διαφορετικών τύπων αρχείων (word, excel) που βρίσκονται συνήθως στους υπολογιστές της γραμματειακής υποστήριξης κεντρικών και επιμέρους διευθύνσεων. Ως εκ τούτου κάθε υπολογιστής εργασίας ή/και αντίστοιχη γραμματειακή υποστήριξη, δημιουργεί και συντηρεί το δικό του/της αρχείο, με επαφές/υποθέσεις και άλλες κρίσιμες σημειώσεις. Πολλές φορές αυτές οι πληροφορίες (και σχετικοί χειρισμοί) είναι κοινές ή θα έπρεπε να είναι κοινές και όμοιες, όμως φέρουν διαφορετικά επίπεδα ενημέρωσης και χαρακτηριστικά, που εξ ορισμού δεν τις καταστούν ούτε χρηστικές, ούτε αξιόπιστες, όταν για παράδειγμα τίθενται επιχειρησιακά θέματα, π.χ. ενημέρωσης, κινητοποίησης για συγκεκριμένες δράσεις κ.α.
Ακόμη ένα πρόβλημα που προκύπτει από την πολυδιάσπαση της πληροφορίας είναι ότι ενδέχεται να μην υπάρχει εικόνα του συνόλου των θεμάτων που αφορούν σε ένα πολιτικό πρόσωπο / φόρεα, με αποτέλεσμα τη μη ορθή λήψη ενεργειών και αποφάσεων από τους χειριστές και επιτελείς.
Η λύση της Andromeda:
Η χρήση μίας και μοναδικής επεξεργασμένης κοινής βάσης δεδομένων που παρουσιάζεται και εξυπηρετείται μέσω ενός σύγχρονου διαδικτυακού CRM, όπως του «web e-lection», από όλους τους επιχειρησιακά ενδιαφερόμενους - με όλους τις συναλλασσόμενους πολίτες και τις υποθέσεις τους, αποτελεί επιτακτική ανάγκη που επιφέρει οργάνωση και συντήρηση ενός και μόνου «αρχείου» πληροφορίας, ενώ παράλληλα επιτυγχάνεται ταχύτητα και αξιοπιστία στην εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας.
Η λύση μας, το πληροφοριακό σύστημα «web e-lection», έχει αναπτυχθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτρέπει την εύκολη, γρήγορη και άμεσα αντιληπτή διαχείριση από τους χειριστές. Ο τρόπος που διαχειρίζεται την πληροφορία, εξυπηρετεί την πελατοκεντρική αντίληψη ενός σύγχρονου και φιλικού στο χρήστη CRM.
Βασικά χαρακτηριστικά και προσφερόμενα εργαλεία
του «web e-lection»:
Τα βασικά χαρακτηριστικά του «web e-lection» είναι τα ακόλουθα:
- Δυναμική δημιουργία επαφής καταλόγου ( με δυνατότητα για προσθήκη και αφαίρεση πεδίων χαρακτηρισμών και ιδιοτήτων.
- Δυναμική δημιουργία καταλόγων / ομάδων επαφών π.χ. φίλων, συνεργατών, Δημοσίων / Ιδιωτικών φορέων και διασύνδεσης αυτών με επαφές.
- Διασύνδεση επαφών μεταξύ τους.
- Δημιουργία υποθέσεων / αιτημάτων και διασύνδεση αυτών με επαφές και καταλόγους.
- Δυνατότητα εισαγωγής εκλογικού καταλόγου.
- Δημιουργία αναφορών (reporting) και εκτυπώσεων.
- Δημιουργία μαζικών αποστολών (μέσω email).
- Δημιουργία εξαγώγιμων αρχείων.
Η εφαρμογή «Web e-lection» είναι προσβάσιμη μέσω διαδικτύου και ως εκ τούτου φιλοξενείται σε ειδικό ασφαλές περιβάλλον - cloud servers (Microsoft Azure), και παρέχει δυνατότητα πρόσβασης από υπολογιστές, ταμπλέτες και κινητά, διαθέτει ασφάλεια πρόσβασης τραπεζικού επιπέδου (ασφάλεια 2 παραγόντων).
Ειδικότερα χαρακτηριστικά και προσφερόμενα εργαλεία
του «web e-lection»:
Παρέχονται ειδικές δομές και εργαλεία προκειμένου να σχεδιαστεί το προσωποποιημένο ταξινομικό σύστημα για να οργανωθούν με τον καλύτερο τρόπο τις μικρές και μεγάλες ομάδες επαφών.
Εκτός από τις απλές καθημερινές αναζητήσεις στοιχείων επαφών, η επιλογή «Φίλτρο» δίνει τη δυνατότητα για σύνθετες αναζητήσεις στο αρχείο προκειμένου να εντοπιστούν δυσδιάκριτα υποσύνολα επαφών με βάση τα καταχωρημένα χαρακτηριστικά τους. Μία τέτοια αναζήτηση μπορεί να αποθηκευτεί και να επαναληφθεί ακριβώς με τα ίδια χαρακτηριστικά.
Με τις λέξεις κλειδιά και τις Ομάδες επαφών δημιουργούνται όσα υποσύνολα επαφών επιθυμούμε. Σε κάθε υποσύνολο εντάσσουμε όσες επαφές θέλουμε και κάθε επαφή μπορεί να ανήκει σε κανένα, ένα ή περισσότερα υποσύνολα. Με αυτή τη μεθοδολογία το ταξινομικό σύστημα αρχειοθέτησης θα δίνει γρήγορες και ακριβείς απαντήσεις ακόμη και στις πιο απαιτητικές ερωτήσεις.
Για κάθε επαφή μπορούμε να έχουμε όσες διευθύνσεις θέλουμε (π.χ. οικίας εργασίας κλπ) και για κάθε μία από αυτές μπορούμε να ορίζουμε τη θέση της στο χάρτη. Με αυτό τον τρόπο μπορούμε να θέτουμε γεωγραφικά ερωτήματα με αυτονόητο τρόπο.
Το «Web e-lection» έχει ενσωματώσει την αρχιτεκτονική Καλλικράτη και παρέχει όλη τη διοικητική διαίρεση της Ελλάδας σε σχέση με τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Έτσι, αν επιθυμούμε να προσθέσουμε μία νέα επαφή, είναι ιδιαίτερα εύκολο να εντοπίσουμε το μονοπάτι: «Περιφέρεια, Νομός, Δήμος, Δημοτική Ενότητα, Εκλογικό Διαμέρισμα» για τη συγκεκριμένη επαφή.
Για κάθε επαφή μπορούν να καταγραφούν και να συσχετισθούν οι σημαντικές υποθέσεις. Για κάποιες υποθέσεις και αιτήματα είναι σημαντική η λεπτομερής καταγραφή τους, ώστε να είναι δυνατή η παρακολούθηση, η εξέλιξη και η ανάθεση της διεκπεραίωσής τους.
Υπάρχουν απλές και σύνθετες υποθέσεις, απλά αιτήματα αλλά και άλλα που απαιτούν χρόνο, ανάθεση σε διαφορετικούς συνεργάτες, συνεργασία με άλλους φορείς, προθεσμίες, υπενθυμίσεις και συχνό επανέλεγχο. Το «web e-lection» παρέχει όλα τα κατάλληλα εργαλεία προκειμένου να αποτυπωθούν: Όλες τις λεπτομέρειες της υπόθεσης (ή αιτήματος), τους ενδιαφερόμενους και τις εμπλεκόμενες επαφές και την γεωγραφική αναφορά.
Τους συνεργάτες που θα αναλάβουν την υπόθεση (καταγραφή και υλοποίηση).
Το Φορέα (π.χ. Δήμος ή Υπουργείο) και τον αρμόδιο στον οποίο θα προωθηθεί το αίτημα.
Την τρέχουσα κατάσταση της υπόθεσης (Π.χ. Φάση καταγραφής, συλλογή πληροφοριών, αξιολόγηση, υποβολή, αναμονή κλπ).
Τα χαρακτηριστικά της υπόθεσης.
Τα έγγραφα που αφορούν την υπόθεση.
Το «web e-lection» δημιουργεί τις αναφορές και τις εκτυπώσεις που απαιτούνται στο παρασκήνιο προκειμένου να συνεχίζεται η εργασία χωρίς αναμονή. Όλες οι αναφορές και εκτυπώσεις παρέχονται ως αρχεία έτοιμα για λήψη (download) σε δημοφιλείς μορφές (pdf και xls). Φυσικά, παρέχονται και τα κατάλληλα εργαλεία προκειμένου να διαμορφώνονται ελεύθερα τα περιεχόμενά τους.
Το «web e-lection» προσφέρει στάνταρ εκτυπώσεις για τις συχνές ανάγκες όμως η εμπειρία έχει αποδείξει ότι αυτές δεν εξυπηρετούν όλες τις περιπτώσεις, σημαντικές ιδιαιτερότητες και συγκεκριμένες ανάγκες. Έτσι μπορούν να σχεδιαστούν εφάπαξ προσωποποιημένες αναφορές, και να αποθηκευτούν για κάθε μελλοντική χρήση.
Με πολύ απλό τρόπο γίνεται να εξαχθούν μέρος των αρχείων με συγκεκριμένα κριτήρια και προκαθορισμένα πεδία. Δημιουργείται εφάπαξ ένα export set, αποθηκεύεται και χρησιμοποιείται το όσο συχνά επιθυμούμε (excel).
Είναι δυνατόν να γίνει αποστολή SMS (με ειδική τιμολογιακή πολιτική) και e-mail (100/ημέρα) μέσω του «web e-lection» σε μεμονωμένες επαφές ή ομάδες επαφών.
Είναι δυνατό να οριστούν χρονικά οι αποστολές και να υπάρξει ενημέρωση για τα αποτελέσματά τους.
Για την μεμονωμένη και τη μαζική επιστολογραφία μπορούν να σχεδιαστούν και να δημιουργηθούν αρχεία επιστολών, φακέλων και ετικετών.
Όλα τα αρχεία δημιουργούνται σε μορφή εγγράφου Word (.doc) έτσι ώστε να υπάρχει η δυνατότητα επέμβασης στην τελική μορφή και περιεχόμενο. Αν η μαζική αλληλογραφία αφορά πολλές επαφές, τότε το παραγόμενο έγγραφο μοιράζεται σε πολλά μικρότερα και όλα τοποθετούνται για download σε ένα αρχείο zip.
Σημείωση: το «web e-lection» προσαρμόζεται πλήρως με τον κανονισμό προστασίας προσωπικών δεδομένων (GDPR).
Ζητήστε οικονομική προσφορά για το «web e-lection»